事務設備の使用規範

ハイテクの応用と発展によって、私達の事務設備も日進月歩になりました。

以前、私たちは情報交換のためによく使われていたテレホン、中英タイプライター、録音電話は、現在、電子データ伝達技術に取って代わられつつあります。例えば、電気：子メール、電子データ処理、デジタル復元、テレビ放送など、速度が速く、保存量がもっと大きく、性能がより高いスーパーコンピューター、及び各種の高効率なオフィスソフトがあります。

これらのオフィス設備がどんなに伝統的で先進的であっても、これらのオフィス設備がどんなに複雑であっても、それらの基本的な操作規範は同じです。

_第一に、設備ごとの具体的な用途を明確にし、その操作手順を熟知し、取扱説明書の要求に厳格に従って操作しなければならない。

第二に、専任者の専任管理制度を明確にしなければならず、誰でも勝手に使うことを厳禁し、個人専用または指定公、使用するものに配置しない限り、使用すること。

個人専用は個人が責任を負って、共用を指定して使用者が責任を負って、ただ具体的な個人に責任を明確にして、責任の保養と損害賠償制度（正常損失を除く）を創立して、ようやく設備の正常な使用を保障して、有効に使用寿命を延長します。

_第三に、安全に注意し、節電に注意し、衛生に注意し、定期的に養生し、毎回の使用の限界に注意する。

故障が発生したら、すぐに設備修理業者に修理に来てもらいます。

もし設備を外に移して修理したいなら、元の設備がオフィスに戻るまで専門家を全過程で監視して、個々の損失を防止するために、修理業者の借金をすり替えて、順番に補充して、元の設備を完全に非表示にしなければなりません。

高级秘书はこれに対して特にどれぐらいの考えを持っていますか？

一番いい方法は同時に二つの専門の修理業者を顧問にしてもらい、甲に修理する時、乙に代わって私達を連れて行ってください。本当の身分を暴露しないでください。そばにいて専門の目で甲の修理の全過程を監督してください。

これらの価値が高く、非常に重要な事務設備は、お金を節約しようとせず、外で修理を放任し、厳しく管理しなければなりません。

上司の許可なしに、誰でも勝手に事務設備を使うことを厳禁します。

5番目の事務設備の使用環境温度は5℃から35℃までで、相対湿度は20%から85%までで、必要以上に除湿器を使って、設備から5メートルぐらいの距離に置いてください。

室内には雷や静電気防止装置を設置しなければならない。

電源の接地が良好で、取り付けが安定しています。

設備を使用した後、風を飛ばして15分以上冷却し、防塵カバーで覆います。

普段は乾いた柔らかい布で設備の表面を拭きます。オフィス設備の外装は工事プラスチックが多いので、静電気作用でほこりを吸着しやすいです。

近代的な事務設備の精密度が高いほど、外部に対する反応も敏感になり、いかなる振動、衝突、指令通りに機能ボタンを押すことなく、また腐食性のある洗剤、殺虫剤、または弁当の油汚れを使うと、程度の違いが生じます。

自分の目を大切にするように、これらの設備を慎重に使わなければなりません。

_第六に、作業状態でない場合は、使用完了時に電源を切ること。

もっと正確にオフィス設備の使用規範を強調するために、コンピュータの使用とメンテナンスの規範をモデルにしてもいいです。

コンピュータは極めて精密な人工知能型の電気設備であり、もしメンテナンスが適当でないと、軽ければ運行に影響し、使用寿命を短縮します。重ければ機械を損傷し、重要なデータをなくします。

コンピュータの最適作業温度は18℃から25℃までで、過冷却や過熱はデバイスの性能パラメータの変化を引き起こし、システム全体の運行が不安定になり、フリーズするという結果になります。

特に夏は必要な放熱措置をとり、2時間続けて使うと少し休憩します。エアコンの状態でも、連続して使うと4時間を超えないでください。

_パソコンの使用に最適な相対湿度は35%～60%で、湿度が高いと機械の表面が錆びてしまいます。乾燥しすぎると部品の配線脚に静電気が発生し、機内の情報を破壊し、チップを破壊することもあります。

ほこりはパソコンのもう一つの敵で、回路板に蓄積されたほこりは短絡や故障を引き起こしやすいので、普段パソコンを使わない時は、きれいな綿のカバーを使ってカバーします。

オフィスには掃除施設があり、禁煙マークが必要です。煙もほこりの一種です。

また、定期的にパソコンをきれいにする必要があります。ディスプレイ、本体、キーボード内のほこりを柔らかいブラシで軽くこすり、配置された「猫」と「ネズミ」も同じように同時に掃除します。特に「鼠」の転がり球は汗や指紋やほこりが付きやすいので、単独で取り出してから石鹸水や専用の洗剤できれいにします。アルコールやガソリンで拭いてはいけません。

無線の「鼠」なら、そのセンサー穴も注意深く手に当てて、感度を保つべきです。

フロッピーディスクドライブは故障率が高い部品で、普段は不良品や髪を使用することを禁止します。カビディスクは磁気ヘッドを汚さないようにします。

磁気ヘッドにほこりがついているとシステムに影響します。正確にデータを読み、書きます。磁気ヘッド洗浄剤を使って掃除できます。アルコールと洗浄盤も使えますが、磁気ヘッドを傷つけてしまうことがあります。多く使うべきではありません。

電圧の変動が激しい、または近くに電力の大きい電気製品などの電気ドリル、電気溶接、電気冷蔵庫のところでパソコンを使うことを避けるべきです。そうでないとコンピュータの寿命に影響します。

一般的には、コンピュータごとにUPSを配置するべきです。

もしオフィス内のコンピュータが内部ネットワークシステムであるならば、1台のメインサーバが複数の端末を待機しているなら、メインサーバの放熱、メンテナンス、メンテナンスには特に気を使うべきです。重要なデータはすべてバックアップして、メインサーバの故障によるシステム全体の麻痺を防止します。

他に注意することがあります。また、ケースの老化を防ぐために、直射日光を避けてください。

お茶を勝手に置かないでください。濡れてパソコンがショートしないようにしてください。

電源を入れた状態で各種のケーブルを抜き差してはいけません。インターフェースを壊さないようにしてください。

フロッピーディスクドライブの作業指示灯が点灯している間に中のフロッピーを抽出しないでください。

_は、運転プログラムがまだDOSに戻っていない場合は、早々にシャットダウンしないでください。

出所不明のソフトウェアは使用しないでください。

ウイルスの侵入を防ぎ、必要なウイルス対策ソフトを備え、定期的または頻繁にパソコンを保護消毒する。

ウイルスの侵入日にパソコンを使わないでください。特別な自己防衛措置がない限り。

もちろん、今のウィルスの種類と暴虐の日はますます多くなりました。いつ365日も電源を切らないといけないかもしれません。それは怖いです。

コンピュータを知らない非専門家に修理しないでください。もし必要があれば、全行程を通して監督に付き添うべきです。